Diagnóstico de cultura organizacional: ¿por dónde empezar?

La cultura organizacional es un activo en constante evolución. Es nuestra forma de ser y hacer las cosas. Y para saber qué está pasando con ella en nuestra empresa lo más conveniente es realizar un diagnóstico.

El diagnóstico de cultura organizacional es un proceso analítico que permite conocer la situación real de una entidad, en un momento dado. Este estudio ayuda a detectar problemas que se deben corregir y oportunidades que se deben aprovechar. Pero… ¿cómo hacerlo y por dónde empezar?

La verdad es que no existe una estructura única para hacerlo, sin embargo me animo a exponerles una guía que en algún momento los puede sacar de apuros.

Paso 1. Pre análisis de la organización
Esto incluye un conocimiento general de la empresa: sus inicios los servicios y/o productos que ofrece, quiénes son sus fundadores, ubicación geográfica, participación en el mercado, éxitos alcanzados, problemas enfrentados, cambios en su estructura, etcétera.

Paso 2. Estudio de la organización en su entorno
Aquí se debe describir el contexto actual de la organización y el tipo de relación que mantiene con sus diferentes públicos.

Paso 3. Estudio organizativo-jerárquico
Este paso es importante porque nos permitirá conocer cómo está organizada internamente la empresa, a través de su organigrama estructural y funcional.

Paso 4. Estudio de funciones, actividades, tareas y los principales flujos de información
El objetivo de este paso es conocer qué funciones cumple cada área de la organización, cómo se realizan las actividades, quiénes intervienen en cada proceso y qué rol comunicacional cumplen.

Paso 5. Caracterización de trabajadores
El objetivo de este paso es conocer el clima laboral real y deseado entre los grupos, su integración, conflictos, motivaciones, normas, hábitos, costumbres, forma de vestir, existencias de subculturas, entre otros elementos.

Paso 6. Caracterización de la Dirección (autoridades)
El objetivo es conocer qué factores influyen en la toma de decisiones, formas de dirigir las actividades, motivaciones, utilización de su tiempo, integración como grupo de dirección, cómo conducen las reuniones, grado de participación en la solución de problemas, la delegación de autoridad.

Paso 6. Diagnóstico de la cultura organizacional
Es el informe de los resultados obtenido en el estudio realizado. Estos resultados deben tener en cuenta los dos niveles de la cultura (explicito e implícito).

Paso 7. Análisis del diagnóstico cultural y su impacto en el resultado organizacional
Incluye la medición del impacto del diagnóstico en los resultados de la organización mediante los criterios siguiente: adaptabilidad, sentido de identidad, capacidad para percibir la realidad, estado de integración, creatividad, recursos.

Para hacer esto se pueden utilizar ‘preguntas filtro’, tales como: ¿Quiénes somos como empresa? ¿En qué negocio estamos? ¿Para qué existimos? ¿Cuál es la Misión de nuestra empresa? ¿Existe ambiente de apertura y confianza para manifestar insatisfacciones, frustraciones, etc? ¿Hay integración entre las necesidades de las empresas (sistema técnico) y las necesidades de las personas (sistema humano)? Entre muchas otras más.

Paso 8. Elementos a tener en cuenta en la declaración de la cultura deseada
Tomando como base el estudio, en este punto la empresa debe anunciar qué posición desear asumir para el futuro, es decir, qué tipo de cultura queremos manejar, con qué características y bajo qué condiciones.

Los elementos que deben considerarse en la cultura deseada son los siguientes:

1. Misión/Visión/Objetivos
2. Sistema de valores compartidos
3. Hábitos de trabajo
4. Ritos y ceremonias
5. Historias y mitos
6. Leyendas y costumbres
7. Héroes
8. Normas
9. Proceso de comunicación
10. Características de los directivos

Técnicas para la recolección de datos
Observación, entrevistas individuales, análisis de documentos, grupos focales, etnografías (técnicas cualitativas) y encuestas (técnica cuantitativa).

El diagnóstico de la cultura aumenta la competitividad empresarial, pero sin duda la organización podrá ver mejoras en este sentido solo si cumple con un requisito importante: tener la intención de cambiar. Leer más...

Reinventando la cultura organizacional

La empresa es una microsociedad en la que convergen diferentes actores encaminados a conseguir un fin común, pero la realidad es que cada personaje tiene su propia manera de proceder para alcanzar sus metas. Entonces, ¿qué podemos hacer para no perder la perspectiva? Lo más beneficioso es dejar las reglas del juego claras, organizar nuestras ideas y empezar a actuar.

El cómo hacemos las cosas dentro de una organización determina el tipo de cultura que la va a caracterizar, y en eso es precisamente en lo que debemos trabajar: en el cómo.

Para empezar a generar cambios, les propongo algunas tácticas que tal vez deberían considerar, junto con el departamento de Desarrollo Humano y la Gerencia:

Evaluar el contexto actual. Si cuentan con algo de tiempo y recursos, sería muy saludable ver en qué condiciones se encuentra actualmente la cultura de la organización. Esto lo pueden hacer aplicando encuestas a una muestra de la población (mínimo el 10% del universo); entrevistando a gente clave, revisando si existe o no alguna documentación que norme los comportamientos y procedimientos del personal; identificando sus formas de comunicación, la efectividad de los mensajes; analizando el clima laboral, la imagen y reputación internas de la organización, entre otros más.

Este diagnóstico servirá para conocer cuáles son las necesidades reales que tiene la entidad, lo que facilitará la búsqueda de soluciones a los diferentes problemas.

Analizar la identidad organizacional. No está demás que revean cómo está su misión y visión, si existe coherencia entre ellas y si en la realidad se está cumpliendo lo que el texto predica. Recuerden, también, que los valores identitarios de la empresa tienen que estar alineados a su razón de ser.

Crear políticas corporativas. Para que no exista confusión, se deben crear, formalizar y sociabilizar políticas que rijan los procedimientos de los colaboradores. En caso de que sus empresas ya tengan políticas establecidas, revisen si estas son correctas y están acorde a las necesidades de la organización.

Utilizar manuales. Una herramienta efectiva de comunicación interna es el manual (sea de funciones, políticas y procedimientos, comportamiento, etcétera), porque ayuda a dar con detalle directrices de lo que se debe hacer y cómo dentro de la empresa. Esto ayuda a prevenir confusiones y posteriores malestares.

Trabajar con un plan de comunicación. Es necesario hacer de la planificación nuestra herramienta de trabajo, porque solo con acciones estratégicamente planteadas se podrá alcanzar el éxito en la difusión de los mensajes. La cultura debe ser socializada para que otros puedan imitar y compartir las buenas prácticas dentro de la empresa.

Recuerden que dentro del plan de comunicación deben estar contemplados: objetivos, mapa de públicos, tratamiento de mensajes, estrategias y tácticas para comunicar de manera efectiva, mapa de medios, cronograma de actividades, presupuesto, monitoreo y evaluación.

Iniciar campaña interna. A través de diferentes actividades, se puede motivar a los colaboradores para que cambien positivamente su actitud y se acojan a las buenas prácticas. Esto se puede dar por medio de reuniones de trabajo, almuerzos, días de integración, concursos, la revista y/o boletín corporativo, correos electrónicos, videoconferencias, redes sociales, blogs, Intranet, videos, soportes y artículos promocionales y más.

Por el momento, éstas son algunas de las cosas que considero básicas e importantes para reinventar o fortalecer una cultura organizacional. De seguro hay mucho más se puede hacer, y cada uno debe ir descubriendo qué es lo que le puede servir.

Debo aclarar que no existen fórmulas mágicas para conseguir el éxito, así que lo mejor es que cada uno revise la situación de su empresa, mida sus necesidades y empiece a formular sus soluciones. No importa que tan grande o pequeña sea la organización. Todas necesitan comunicar –e inevitablemente lo hacen- entonces, es hora de que hagamos las cosas bien si en algo hemos estado fallando. Leer más...